Combinaciòn de correspondencia

La combinación de correspondencia nos facilita el enviar un mismo documento a destinatarios diferentes
creando el documento principal por una parte y por otra el listado de las personas a las que se envía la
información.
En esta versión de Office XP cambiaron los pasos para realizar la combinación de correspondencia como
se hacía con las versiones 97 y 2000.
Antes de comenzar, se requiere tener el listado o la base de datos de las personas a quienes se les va a
enviar la información.
Dicho listado puede estar en formato de tabla en Word, desde Excel o Access; lo importante es que tenga
el nombre del campo en cada columna como por ejemplo: Nombre, Puesto, Departamento, etc.
A continuación se hará un ejemplo de cada una de las combinaciones:
COMBINACIÓN DE CARTAS
1. Cerrar el archivo donde se encuentra el listado
2. Abrir el archivo donde se encuentra la carta
3. Seleccionar el menú VER-BARRA DE HERRAMIENTAS-COMBINAR CORRESPONDENCIA
4. Elegir el botón Configuración del documento principal de la barra de herramientas de combinar
correspondencia
5. Seleccionar en tipo de documento: Cartas
6. Después seleccionar el siguiente botón Abrir origen de datos y
7. Buscar el archivo del listado y seleccionar Abrir
8. Seleccionar el siguiente botón que se llama Insertar campos combinados,
elegir cada uno de los campos y presionar el botón Insertar, cuando se termine
de agregar los campos, se cierra la ventana y podemos dar retorno entre cada
campo para que se coloquen cada uno en un renglón.
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9. A continuación seleccionar el botón Combinar en un
documento nuevo y elegir la opción Todos para que
abra otro documento con la carta y los datos del listado
combinados.
TIP: Es recomendable no guardar el archivo
combinado porque es probable que puedan cambiar
algunos datos tanto de la carta como del listado y así
sólo archivar los cambios en estos archivos y queden listos para volver a combinarse.
COMBINACIÓN DE ETIQUETAS
Para combinar etiquetas se requiere hacer los pasos anteriores del 1 al 4.
5. Seleccionar en el tipo de documento la opción Etiquetas
6. Desplegará una ventana para elegir el tipo de etiquetas
7. Seleccionar la impresión en Láser o en Matriz
8. En Información de etiquetas, elegir Avery estándar EE.UU.
9. Seleccionar del número de producto de las etiquetas (generalmente
en el paquete aparece en número de modelo)
10. Aparecerá la hoja con las líneas del tamaño y número de etiquetas
según el modelo escogido
TIP: En el documento donde se generarán las etiquetas podemos seleccionar antes el tamaño y el tipo
de la letra seleccionando primero en el menú Edición-Seleccionar todo y a continuación escoger el
formato de la letra.
11. Seleccionamos el botón de Abrir origen de datos.
En este ejemplo ahora utilizaremos el archivo creado en
Excel en el que por tener varias hojas, se elige cuál de
las hojas es donde se encuentran los datos y si la
primera fila contiene los títulos de las columnas.
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12. Después presionamos el botón de Insertar campos combinados para igual que en las cartas agregar
los campos que aparecerán en las etiquetas.
13. El siguiente botón a seleccionar es Distribuir etiquetas,
esto para que en cada una de las etiquetas se agreguen los
campos que se insertaron
ANTES DE COMBINAR LAS ETIQUETAS: casi siempre se
generan 2 páginas en donde el último renglón se pasa a la
siguiente página. Para evitarlo, se puede disminuir a “0 cm.” el
margen del pie de página dentro del menú Archivo-Configurar
página-pie de página en la pestaña Diseño.
14. Por último, presionamos el botón de Combinar en un
documento nuevo para que aparezcan las etiquetas con los
datos combinados.
COMBINACIÓN DE SOBRES
Igualmente se seguirán los pasos del 1 al 4
5. Seleccionar Sobres
6. Aparece una ventana donde se selecciona el tamaño del sobre y la forma como se va a imprimir
7. La página se configurará automáticamente al tamaño seleccionado
Ahora para este ejemplo tomaremos un archivo desde el
administrador de base de datos Access.
8. Seleccionar Abrir origen de datos y elegir la base de
datos con extensión mdb.
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NOTA: Antes de insertar los campos, es importante colocar el cursor en medio del sobre donde
aparecerá un recuadro y entonces agregar los campos.
9. Seleccionar el botón de Insertar campos combinados
y insertar cada uno de los campos como se hizo en la
combinación de cartas.
10. Después de insertar los campos, seleccionar el
botón de Combinar en un documento nuevo. En la
siguiente imagen se aprecia dentro de la Vista
preliminar cómo están combinados los sobres.

Gràficos

TRABAJAR CON GRÁFICOS

INSERTAR UNA IMAGEN.

Las imágenes y gráficos que pueden incluirse en los documentos pueden proceder de muy diversas fuentes y formatos. Mediante imágenes previamente escaneadas, imágenes y gráficos de Word u Office, o a través del comando copiar y pegar de aplicaciones gráficas.

Los pasos a seguir para insertar una imagen son los siguientes:

1. Crear o abrir un documento.

2. Abrir el menú Insertar y seleccionar la opción Imagen/ Imágenes prediseñadas.


3. En la galería de Imágenes, seleccionar una de éstas.

4. Hacer clic sobre el botón Insertar y agregar el texto que desee en el documento.

CREAR CUADROS DE TEXTO.

1. Hacer clic sobre el icono que se muestra debajo de la barra de herramientas Dibujo y situar el puntero del ratón en la posición donde se desee crear el cuadro.


2. Posteriormente, desplazar el puntero sin soltar el botón del ratón para situar el cuadro.

3. Escribir el texto que se desee.

4. Para dar formato al cuadro, hacer doble clic sobre el mismo y aplicar los formatos de líneas y color en la solapa Colores y líneas.

5. Para aumentar o disminuir el cuadro, utilizar los diferentes puntos de control, desplazando los lados del cuadro hasta conseguir el tamaño deseado.

6. Se pueden crear cuadros de texto sin líneas, activándolo en el apartado Línea de la solapa Colores y líneas.

AUTOFORMAS

Word incluye un conjunto de formas previamente dibujadas que pueden utilizarse en los documentos. Es posible cambiar el tamaño, girar, voltear, dar color y combinar estas formas con otras, como por ejemplo círculos y cuadrados, para generar formas más complejas. El menú de Autoformas de la barra de herramientas Dibujo contiene varias categorías de formas, incluidas líneas, formas básicas, elementos de diagrama de flujo, cintas y estrellas y llamadas.

Para realizar estas autoformas, realice los siguientes pasos:

1-Abrir el menú Insertar, y elegir Imagen/Autoformas ; o también puede hacer clic en el botón Autoformas en la barra de herramientas Dibujo
2-Elija cualquiera de las formas que existen.
3-Posteriormente, desplazar el puntero sin soltar el botón del ratón para realizar la autoforma.


Para cambiar el aspecto de cualquier figura o autoforma, podemos aplicar diferentes mejoras, como por ejemplo:

- Aplicar sombras y efectos 3D, que aparece en la barra de dibujo.

- Rotar o girar la figura, utilizando el botón
- Rellenarlas con colores, tramas o imágenes de fondo, para ello haga un clic con el botón derecho sobre la figura; del menú contextual que aparece, elija Formato de cuadro texto; seleccione la pestaña de la ficha colores y líneas para elegir color de relleno o de línea.

- Insertar en su interior texto de diferente estilo y tamaño; para ello haga clic con el botón derecho en la autoforma y elija Agregar texto.

- Apilar objetos y ordenarlos.


EFECTOS WORDART

Consiste en agregar efectos especiales de texto. Puedes crear texto sombreado, asimétrico, girado y estirado, así como texto que haya sido adaptado a formas previamente definidas.

Los pasos a seguir para emplear WordArt son los siguientes:

Abrir el menú insertar, seleccionar imagen/wordart.
Seleccionar el estilo que desee y presione Aceptar
Escriba el texto que desea que aparezca en el efecto de texto elegido. Observe que puede modificar el tipo de letra y tamaño. Presione Aceptar. A continuación tendremos el efecto WordArt en pantalla y además la Barra de herramientas WordArt.






Puede modificar la forma de WordArt, haciendo clic en el botón de la barra de herramientas WordArt
Elija diferentes formas y observe el resultado

Columnas

CREAR COLUMNAS
Las columnas son una de las formas de presentación más extendidas en periódicos y revistas.
En Word se puede trabajar fácilmente con columnas. Se puede seleccionar un texto ya redactado y activarlo en forma de columnas o se puede activar la función comunas antes de transcribir el texto que las contendrá.
Cuando se diseña un formato de columna, éste afecta únicamente a la sección del documento en la que se encuentra el cursor. Si el documento no se encuentra dividido en secciones, el formato de columna afectará a todo el documento.
Una columna puede ser activada:
- Antes de escribir, a partir de la posición del cursor.
- Después de escribir, si se selecciona el texto.

Para activar las columnas podemos utilizar dos métodos distintos:

• Seleccionando el menú Formato/Columnas.


Las opciones del cuadro Columnas son las siguientes:

4 Preestablecidas. Permite elegir un formato de columna entre cinco ya definidos.
4 Número de columnas. En este cuadro tenemos que utilizar los botones de aumentar y disminuir para seleccionar las columnas que utilizaremos.
4 Línea entre columnas. Activando esta opción se incluirá una línea entre las columnas.
4 Ancho y espacio. Permite definir el ancho de cada una de las columnas y la separación entre ellas.
4 Columnas de igual ancho. Activando esta opción todas las columnas tendrán el mismo tamaño.
4 Aplicar a. Permite activar la creación de columnas en todo el documento o a partir de la posición del cursor.

• Haciendo clic en el botón Columnas


1. Arrastrar el puntero del ratón para seleccionar el número de columnas deseado, por ejemplo las dos primeras columnas.
2. Automáticamente, el texto aparecerá situado en el documento en dos columnas.

Posteriormente comenzaremos a escribir el texto normalmente, para pasar de una columna a otra, realizaremos los siguientes pasos:

1. Situar el cursor exactamente en el lugar donde desee terminar el texto en la columna.
2. Abrir el menú Insertar.
3. Seleccionar la opción Salto.
4. Activar la opción Salto de columna.
5. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
6. Automáticamente, la columna donde insertó el salto de columna queda “colgada”, y el cursor se situará al principio de la columna siguiente.


MODIFICAR EL TAMAÑO DE LAS COLUMNAS.
1. Situar el cursor sobre una de las secciones que contengan columnas.
2. Abrir el menú Formato.
3. Seleccionar la opción Columnas.
4. Desactivar la opción Columnas de igual ancho si estuviera activa.
5. En el apartado Ancho y espacio, especificar en centímetros el ancho de cada una de las columnas.
6. El apartado Muestra le ayudará a visualizar el formato de las columnas, antes de aceptar los cambios.
7. Especificar, en centímetros el espacio que desee entre las columnas.
8. Este espacio delimita la separación entre las columnas contiguas.
9. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
10. Observar los cambios realizados en las columnas.

AÑADIR LÍNEAS ENTRE LAS COLUMNAS.
1. Situar el cursor sobre una de las secciones que contengan columnas.
2. Abrir el menú Formato.
3. Seleccionar la opción Columnas.
4. Activar la opción Línea entre Columnas.
5. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

COLUMNAS MÚLTIPLES EN UN DOCUMENTO.
Para desactivar la opción de escritura en columnas, realice los siguientes pasos:
1. Llevar el cursor debajo de la última frase de la última columna.
2. Haga clic en Formato, en columnas y en la ventana de columnas seleccione la opción de una en el cuadro preestablecidas haciendo clic sobre él.
3. Haga clic en el cuadro aplicar a y seleccione la opción de aquí en adelante.
4. Presione aceptar.

Lo mismo que eligió una sola columna, podría haber elegido otro intervalo de columnas. Así se pueden crear en un mismo texto, columnas de diferentes tipos.

Columnas,tablas y gráficos:Tablas

Definir una tabla
Las tablas nos sirven fundamentalmente para realizar horarios de trabajo, calendarios, etc. Si lo quisiéramos hacer de otra manera nos resultaría mucho más laborioso. Al crear la tabla, únicamente tenemos que indicar el número de columnas que queremos emplear y el número de filas.

Creación de una tabla
Para crear una tabla debemos dirigirnos al menú ‘Tabla’, ‘Insertar’ y ‘Tabla’. Al aparecer el cuadro de diálogo tendremos que indicarle el número de filas que deseamos insertar (es decir, las casillas verticales) y el número de columnas (o casillas horizontales), como podemos ver en la imagen.



Además del caso anterior, otro manera de crear una tabla es mediante el icono ‘Insertar tabla’ situado en la barra de herramientas de la parte superior, haciendo clic con el ratón y sin soltarlo nos moveremos por los cuadros a la derecha o hacia abajo. De esta manera, los cuadros que se han coloreado son las filas y las columnas que formarán nuestra tabla. Para que se inserte en el documento, dejaremos de pulsar el botón izquierdo del ratón.

Si queremos insertar una columna, una fila, unir las celdas, etc. lo haremos mediante el menú Tabla, donde tenemos todas las opciones de trabajo.

Introducción de datosEn las tablas se puede insertar texto perfectamente. Tan sólo hay que situarse con el cursor del ratón en una celda de una columna o una fila y rellenarla con los datos que deseemos.

El texto de la tabla lo podremos tratar exactamente que el texto normal de un párrafo.

A medida que vamos introduciendo datos en una celda, ésta irá creciendo de tamaño para albergar la cantidad de texto, haciendo que la columna que alberga a dicha celda se haga también más grande.


Trabajar con tablas
Seleccionar partes de una tabla
La tabla es un elemento único pero en el que podemos trabajar por partes. Para tratar individualmente una celda lo primer que hay que hacer es seleccionarla.

Para ello nos iremos a ‘Tabla’, ‘Seleccionar’. Si tenemos el cursor dentro de una celda de la tabla, se nos dará la opción de elegir entre seleccionar tabla (se seleccionará la tabal entera), columna (se seleccionará la columna en la que tenemos situado el cursor), fila (se seleccionará la fila en la que tenemos situado el cursor) o celda (se seleccionará la celda sobre la que tenemos situado el cursor).

De la misma manera, también podemos seleccionar la tabla entera o alguna de sus partes manualmente, utilizando el botón izquierdo del ratón.

Añadir filas y columnas
Es importante saber que la tabla nunca es un elemento cerrado, es decir, una vez hemos creado una podemos añadir tantas filas y columnas como queramos. Para ello iremos al menú ‘Tabla’ e ‘Insertar’. Como podemos observar en la siguiente imagen nos dan la opción de insertar ‘Columnas a la izquierda’ o ‘Columnas a la derecha’; ‘Filas en la parte superior’ o ‘Filas en la parte inferior’ o insertar ‘Celdas’.





Es importante saber que si las tablas van a contener mucho texto será mejor crearlas con pocas celdas, ya que nos tenemos que atener al ancho de página del documento.

Eliminar celdas, filas y columnasDe la misma manera que podemos añadir nuevas celdas, filas y columnas, también tenemos la posibilidad de eliminarlas. Actuaremos de manera muy similar. En el menú superior iremos a ‘Tabla’, buscaremos ‘Eliminar’ y procederemos con lo que queremos quitar de la tabla bien sea la tabla entera, columnas, filas o celdas.



Poniendo el ratón sobre la opción que escojamos se eliminará la columna, la fila o la celda donde tengamos el cursor.


Dibujar una tabla
Se trata de una de las operaciones más artísticas que contiene el programa Word 2000. Es la manera por la cual vamos a personalizar la tabla y a dibujarla justo como queremos que sea.

Vamos a dibujar
En la lección anterior veíamos que para crear una tabla podíamos utilizar el icono ‘Insertar tabla’. Pero también podemos emplear el icono ‘Dibujar tabla’. Si hacemos clic sobre dicho icono, nos aparece el siguiente cuadro:



Los botones principales que aparecen en este cuadro son los siguientes:

- Dibujar tabla: es el lápiz que nos va a permitir dibujar
- Borrador: para borrar errores
- Estilo de línea: da diferentes tipos de línea que conformarán la tabla.
- Grosor de la línea
- Color del borde: podremos cambiar el color.
- Borde exterior: nos ofrece diferentes ejemplos de bordes
- Color de sombreado: para colorear las diferentes celdas.
- Insertar tabla
- Combinar celdas
- Dividir celdas
- Alinear arriba a la izquierda
- Distribuir filas uniformemente
- Distribuir columnas uniformemente
- Autoformato de tablas: nos proporciona unos diseños de tablas predeterminados por Word 2000.
- Cambiar dirección del texto
- Orden ascendente: para ordenar alfabéticamente las celdas
- Orden descendente
- Autosuma



Con la opción ‘Dibujar tabla’ podremos hacer cualquier tabla que se nos antoje con un poco de práctica.

Cuando queramos crear tablas más complejas con diferentes números de columnas en algunas filas o un número diferente de filas en algunas columnas debemos emplear la herramienta ‘Dibujar tabla’ en el menú ‘Tabla’ de Word 2000.

Simplemente haciendo clic en ‘Dibujar tabla’ podemos dibujar una tabla directamente en el documento, del mismo modo que dibujaríamos una tabla sobre un folio. Para realizar cambios, utilizaremos la herramienta ‘Borrador’ (barra de herramientas ‘Tablas y bordes’) para borrar una línea o fila como si utilizáramos una goma de borrar sobre papel.

Combinar celdas, dividir celdas, dividir una tabla
Cuando trabajamos con una tabla y la queremos hacer a medida de lo que necesitemos es importante conocer las funciones ‘Combinar celdas’, ‘Dividir celdas’ o ‘Dividir una tabla’. Para acceder a ellas tenemos que tener creada una tabla y además tener el cursor sobre la misma.

Si nos vamos al menú tabla de la barra superior vemos dichos botones:


- ‘Combinar celdas’ nos permitirá fundir las celdas que queramos y también su contenido en una sola celda.
- ‘Dividir celdas’ nos permite dividir una celda en el número de filas y columnas que deseemos.
- ‘Dividir una tabla’ nos permite partir una tabla en dos aunque la tengamos ya rellena de información.

Bordes y sombreados en una tabla
Tal y como pasaba con los párrafos (ver capítulo 3), Word 2000 nos permite bordear la tabla, o incluso cada celda, así como colorearla entera o cada celda.

Si nos dirigimos al menú ‘Tabla’ y a ‘Dibujar tabla’ nos aparecen una serie de botones. Los que nos interesan son los de ‘Borde exterior’, que nos servirá para determinar el borde de la tabla, celda, columna o fila; y el de ‘Color de sombreado’, que nos permite colorear la celda o la tabla.


El texto en la tabla
De nada nos sirve dibujar una tabla si no pretendemos llenarla de datos. Esta lección nos va a permitir conocer cómo podemos escribir dentro de una tabla, y cómo podemos convertir un texto en una tabla y una tabla en un texto.


Convertir una tabla en texto
Una vez tengamos una tabla, podemos pasarla a texto. De esta manera, eliminamos las celdas y se vería sólo el texto, es decir, lo único que nos interesaría ver.

Para llevar a cabo dicha acción nos dirigiremos al menú ‘Tabla’ y buscaremos la opción ‘Convertir’.




Aquí se pueden dar dos supuestos: que tengamos una tabla y deseemos convertir el contenido de la tabla en texto, o que tengamos un texto y deseemos convertirlo en una tabla.

Para el primer supuesto tenemos el siguiente cuadro de texto:



Tendremos que utilizar estos separadores para convertir la tabla en texto.

Convertir texto en tablaSe trata de la operación contraria. En este caso tenemos una serie de datos que deseamos pasarlos a tabla. La ruta de acceso es la misma que en el caso anterior: hay que ir al menú ‘Tabla’, ‘Convertir’ e ir a ‘Convertir texto en tabla’. Para que tengamos esta función activa es necesario que tengamos seleccionado el texto que deseamos pasar a tabla.



Como podemos observar las opciones de conversión son numerosas.

Trabajo con documentos.Formatos.Impresión

Para empezar a crear un documento simplemente tiene que escribir texto. Cuando escribe texto en un documento, no tiene que presionar Entrar al final de cada línea. El ajuste de línea de Word ajusta automáticamente el texto de una línea a la siguiente cada vez que el punto de inserción llega al margen derecho. Word ajusta las líneas de texto de manera que estén dentro de los límites de los márgenes; no es necesario que inserte retornos manuales. Sólo tiene que presionar Entrar cuando desee comenzar un párrafo nuevo o insertar una línea en blanco. Word utiliza unos márgenes de página izquierdo y derecho de 3,17 centímetros, y unos márgenes superior e inferior de 2,54 centímetros de manera predeterminada; no obstante, puede restablecer los márgenes de página. Puede encontrar más información acerca de cómo restablecer los márgenes en la lección 5, “Cambio del diseño de un documento”.

A medida que escribe texto el punto de inserción se mueve, indicando la ubicación del próximo carácter. Si comete algún error, presione la tecla Retroceso para eliminar caracteres situados a la izquierda del punto de inserción o presione Supr para eliminar caracteres situados a la derecha del punto de inserción.
En este ejercicio introducirá texto en un documento para ver cómo funciona el ajuste de línea de Word.
1 Escriba Fundada en 1990 en el documento en blanco que aparece actualmente en la ventana. (El documento en blanco se mostró al iniciar Word.)
2 Escriba una coma y presione la barra espaciadora.
3 Siga escribiendo lo siguiente:
Contoso, Ltd. proporciona un foro para los consultores profesionales de relaciones públicas de todo el estado donde pudieran reunirse, intercambiar puntos de vista acerca de los problemas generales que afectan a la profesión y el desarrollo de otras capacidades individuales.
El texto aparecerá en la ventana del documento a medida que escriba, ajustándose a la línea siguiente cuando el punto de inserción llegue al margen derecho.
Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.
Guardar un documento
El texto que escribe se almacena en la memoria del equipo, que es temporal. Para conservar el archivo para su uso futuro debe almacenar el documento en el disco duro. Un archivo es un conjunto de información o datos relacionados que tiene asignado un nombre y que está almacenado en un disco. Para almacenar un documento de manera permanente, debe guardarlo en el disco duro. De lo contrario, cuando salga de Word se eliminará el documento. Para guardar un documento, haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar. Cuando guarda el documento, le asigna un nombre de archivo único de manera que pueda recuperar el documento para su uso futuro.

La primera vez que guarda un documento aparece el cuadro de diálogo Guardar como para que escriba el nombre del documento y lo guarde en una carpeta. Una carpeta es un contenedor donde se puede almacenar y organizar documentos, programas, gráficos y archivos, y se representa mediante el icono de un archivador. Si hace algún cambio en un documento y necesita guardarlo, haga clic en el botón Guardar; se guardará la versión más reciente del documento, pero el cuadro de diálogo Guardar como no aparecerá.
Un nombre de archivo puede contener hasta 255 caracteres. Word utiliza las primeras palabras del documento, hasta el primer signo de puntuación o salto de línea, como nombre de archivo cuando lo guarda por primera vez. También puede eliminar el nombre de archivo predeterminado de Word para asignar el nombre que usted desee. Como puede utilizar hasta 255 caracteres, debe procurar que sus nombres de archivo sean lo más descriptivos posibles. Un ejemplo de nombre de archivo vago y críptico sería Preguntas. No podría recordar cuáles son las preguntas o para qué sirven. Un nombre de archivo más adecuado sería Preguntas para el banco de pruebas de la lección 3. Cuando guarda un archivo, el nombre de archivo no puede incluir ninguno de los caracteres siguientes: * \ / < > ? : ; “
En este ejercicio guardará su documento nuevo en el disco duro y volverá a guardarlo después de hacer unos cambios.
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar para mostrar el cuadro de diálogo Guardar como.

2 En el cuadro Nombre de archivo, escriba Folleto 01.
3 Haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar en y, después, haga clic en el icono correspondiente al disco duro.

4 Haga doble clic en la carpeta Practice.
El cuadro Guardar en mostrará el texto Practice y el cuadro de diálogo mostrará el contenido de la carpeta Practice.
5 Haga doble clic en la carpeta Lesson01.
Se abrirá la carpeta Lesson01.
6 Haga clic en el botón Guardar.
El archivo se guardará en el disco duro con el nuevo nombre, que aparece ahora en la barra de título de Microsoft Word.
7 Haga clic al final del primer párrafo para situar allí el punto de inserción.
8 Presione la barra espaciadora y escriba la frase siguiente:
Las reuniones se celebran mensualmente y en ellas un orador invitado experto presenta información puntual y pertinente.
9 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar.
Word guardará el documento.

*SUGERENCIAS:
Word guarda los documentos para poder recuperarlos en caso de que el programa deje de responder o haya un corte del suministro eléctrico. El panel de tareas Recuperación de documentos muestra todos los documentos recuperados y le permite abrirlos, ver las reparaciones y comparar las versiones recuperadas. Word guarda los cambios en un archivo de recuperación basándose en el tiempo indicado en la opción Autorrecuperación. Para activar la opción Autorrecuperación y especificar un intervalo de tiempo para guardar, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones, haga clic en la ficha Guardar, active la casilla de verificación Guardar info. de Autorrecuperación cada, especifique el período de tiempo y haga clic en Aceptar.

IMPRESIÓN:
Imprimir un documento
Puede imprimir el documento activo (documento activo: documento en el que se está trabajando. Todo el texto que se escriba o los gráficos que se inserten en Microsoft Word aparecerán en el documento activo. La barra de título del documento activo se muestra resaltada.) haciendo clic en Imprimir en la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Estándar.

Éstas son algunas maneras de obtener una vista previa o imprimir un documento.

Nota Si no se imprime el documento, puede que no haya configurado la impresora en la que está intentando imprimir.

Mostrar el aspecto que tendrán las páginas una vez impresasObtener la vista previa de un documento

Haga clic en Vista preliminar en la barra de herramientas Estándar.
Para salir de la Vista preliminar (vista preliminar: vista que muestra el aspecto que tendrá el documento al imprimirlo.) y volver a la vista anterior del documento, haga clic en Cerrar.

Imprimir parte o la totalidad de un documentoImprimir un intervalo de páginas

En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
En Intervalo de páginas, especifique la parte del documento que desee imprimir.
Si hace clic en Páginas, tendrá que especificar también los números o intervalos de páginas que desee imprimir, o bien ambos.
Nota Además, puede seleccionar la parte del documento que desee imprimir. Haga clic en el comando Imprimir del menú Archivo y, a continuación, en Selección.

Imprimir sólo páginas pares o impares
En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
En el cuadro Imprimir sólo, haga clic en Páginas impares o en Páginas pares.

Imprimir páginas y secciones concretas
Puede imprimir páginas específicas, una o varias secciones (sección: parte de un documento en el que establece determinadas opciones de formato de página. Puede crear una nueva sección cuando desee cambiar propiedades como la numeración de líneas, el número de columnas o los encabezados y pies de página.), o bien un intervalo de páginas que ocupe varias secciones.

En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

En Intervalo de páginas, haga clic en Páginas.

En el cuadro Páginas, escriba las instrucciones para imprimir una de las siguientes opciones:

Páginas salteadas
Escriba los números de página separados por comas. Escriba los intervalos de páginas separando con un guión los números de página inicial y final del intervalo.
Por ejemplo, para imprimir las páginas 2, 4, 5, 6 y 8, escriba 2,4-6,8

Un intervalo de páginas dentro de una sección
Escriba p número de página, s número de sección.
Por ejemplo, para imprimir las páginas de la 5 a la 7 de la sección 3, escriba p5s3-p7s3

Una sección completa
Escriba s número de sección.
Por ejemplo, escriba s3

Secciones salteadas

Escriba los números de sección separados por comas.
Por ejemplo, escriba s3,s5

Un intervalo de páginas que ocupe varias secciones

Escriba un intervalo de números de página junto con los números de sección a que pertenecen, separando con un guión los números inicial y final del intervalo.
Por ejemplo, escriba p2s2-p3s5


Imprimir un documento con otro formato
Imprimir un borrador
Cuando se imprime un documento en calidad de borrador, Microsoft Word no imprime el formato ni la mayoría de los gráficos; por lo tanto, la impresión del documento será más rápida. Algunas impresoras no admiten esta opción.

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Imprimir.
En Opciones de impresión, active la casilla de verificación Borrador.

Imprimir en orden inverso
Microsoft Word puede imprimir un documento en orden inverso, empezando por la última página. No seleccione esta opción si va a imprimir un sobre.

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Imprimir.
En Opciones de impresión, active la casilla de verificación Orden inverso.

Imprimir varias páginas en una hoja de papel
Para ver mejor el diseño de un documento de varias páginas, puede imprimir varias páginas en una sola hoja de papel. Para ello, Microsoft Word reduce el tamaño de las páginas en la medida necesaria y las agrupa en la hoja.

En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
En Zoom, haga clic en la opción que desee en el cuadro Páginas por hoja.
Por ejemplo, para imprimir un documento de cuatro páginas en una hoja, haga clic en 4 páginas.

Imprimir en un archivo
Al imprimir un documento en un archivo en lugar de la impresora, el documento se guarda en un formato que otra impresora puede utilizar.

Por ejemplo, si desea llevar el documento a un servicio de impresión comercial que utilice impresoras de mayor resolución, podrá imprimir el documento en un archivo y llevar ese archivo a la impresora comercial.

Nota Para imprimir un documento en un archivo, primero debe determinar la impresora, por ejemplo, una impresora PostScript, en la que va a imprimirse.

En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
En el cuadro Nombre, haga clic en la impresora que va a utilizar para imprimir el archivo.
Active la casilla de verificación Imprimir a un archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En el cuadro Nombre de archivo del cuadro de diálogo Imprimir a un archivo, escriba el nombre del archivo.
Al imprimir un documento en un archivo, Microsoft Word conserva la información como, por ejemplo, los saltos de página (salto de página: punto en el que acaba una página y empieza otra. Los saltos de página pueden ser "automáticos" (o suaves), es decir, insertados de forma autónoma por Microsoft Word, o bien "manuales" (o duros), es decir, forzados por el usuario para aparecer en una ubicación específica.) y de línea así como el espacio de fuente.

Imprimir varias copias o más de un documento
Imprimir más de una copia a la vezEn el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
En el cuadro Número de copias, escriba el número de copias que desee imprimir.
Nota Para imprimir una copia completa del documento antes de que se imprima la primera página de la siguiente copia, active la casilla de verificación Intercalar. Si prefiere imprimir todas las copias de la primera página y, a continuación, todas las copias de las páginas subsiguientes, desactive la casilla de verificación.

Imprimir varios documentos a la vezHaga clic en Abrir en la barra de herramientas Estándar.
Abra la carpeta que contenga los documentos que desee imprimir.
Seleccione los documentos que desee imprimir.
Haga clic en Herramientas y, a continuación, en Imprimir.
Información acerca de procedimientos Encontrará vínculos para obtener más información acerca de la impresión en el cuadro Vea también, que está visible cuando está conectado a Internet.

Elementos de la ventana de Word

Muchos componentes de la ventana de Word son similares a los de otros programas de Windows. En la ilustración siguiente se muestran los elementos de la ventana de Word y después de la ilustración se ofrece una descripción de cada elemento.

Barra de título El área de una ventana o de un cuadro de diálogo que muestra el nombre del cuadro de diálogo o de la aplicación actual y el nombre del documento actual. Se encuentra en la parte superior de la ventana.
Barra de menús El área que muestra los nombres de los menús disponibles en Word. Un menú es un conjunto de comandos relacionados entre los que puede elegir uno. La barra de menús está situada justo debajo de la barra de título.

Barra de herramientas Estándar Una barra de herramientas que permite un acceso rápido a las funciones de edición que utiliza con frecuencia. Por ejemplo, en la barra de herramientas Estándar, el botón que utiliza para guardar un documento contiene el icono de un disquete. La barra de herramientas Estándar está situada justo debajo de la barra de menús.
Barra de herramientas Formato Una barra de herramientas que permite un acceso rápido a las funciones de formato que utiliza con frecuencia. Los nombres de los botones se muestran como Información de pantalla al situar el puntero del mouse sobre los botones.
Punto de inserción Una línea vertical parpadeante en la ventana de documento que indica dónde aparecerá el siguiente carácter (cualquier letra, número, espacio, tabulación, salto de página, marca de párrafo o símbolo que pueda introducirse en un documento) escrito desde el teclado.
Área de selección El área situada entre el borde izquierdo de la ventana y el borde izquierdo de una línea de texto. Para seleccionar una línea entera de texto debe situar el punto del mouse (ratón) en el área de selección. Cuando se sitúe en el área de selección, el puntero cambiará y adoptará la forma de una flecha que señala hacia la derecha.
Regla Una escala en pantalla marcada con centímetros u otras unidades de medida que cambia la sangría de los párrafos, restablece un margen de página (un área de espacio en blanco que hay entre el extremo del papel y el texto) y ajusta el ancho de las columnas. La regla está situada bajo las barras de herramientas.
Barras de desplazamiento Barras que se utilizan para mover la vista del documento. La barra de desplazamiento vertical está situada a lo largo de la parte derecha de la ventana y la barra de desplazamiento horizontal se encuentra a lo largo de la parte inferior de la ventana, justo encima de la barra de estado.
Botones de exploración Botones que se utilizan para desplazar la vista en un documento extenso. Estos botones están situados en la barra de desplazamiento vertical.
Barra de estado Una barra que muestra explicaciones del texto seleccionado actualmente en el extremo inferior de la ventana del programa.
Botón Minimizar Un botón que reduce una ventana a un botón de la barra de tareas de Windows. Aparece como un botón con una línea horizontal y se encuentra en el grupo de tres botones que hay en la esquina superior derecha de la ventana.
Botón Maximizar/Restaurar Un botón que alterna (activa o desactiva alternativamente una opción cada vez que se selecciona la opción) entre mostrar una ventana con su tamaño máximo y restaurar una ventana a su tamaño anterior. Se encuentra en el grupo de tres botones que hay en la esquina superior derecha de la ventana.

Botón Cerrar Un botón que cierra la ventana o la aplicación actual. Se encuentra en el grupo de tres botones que hay en la esquina superior derecha de la ventana.
Información de pantalla Un elemento de Ayuda que muestra el nombre de un botón o de un elemento de la pantalla cuando deja el puntero del mouse sobre un botón de una barra de herramientas o sobre un elemento de la pantalla.
Panel de tareas Word organiza los comandos de tareas comunes en el panel de tareas, que es una pequeña ventana situada junto al documento que puede abrirse siempre que se necesite. Por ejemplo, al iniciar Word se ve el panel de tareas Nuevo documento, que incluye los comandos necesarios para abrir y crear documentos. Mediante el panel de tareas Nuevo documento puede abrir un documento guardado o nuevo, crear un documento basado en otro ya existente o crear un documento a partir de una plantilla (un archivo que contiene una configuración de estructura y estilo que le ayudará a crear un tipo específico de documento, como un memorando o un currículo). Puede mostrar u ocultar los paneles de tareas en cualquier momento. Si desea utilizar un panel de tareas y el que desea no aparece, puede mostrar el panel de tareas manualmente y seleccionarlo mediante el menú Paneles de tareas adicionales del panel de tareas. Puede ocultar el panel de tareas cuando deje de necesitarlo para así dejar espacio libre en la ventana del programa. En el menú Ver, haga clic en Panel de tareas; al hacer clic en el comando se oculta el panel de tareas si se estaba mostrando o se muestra si estaba oculto.
Cuadro Escriba una pregunta Un cuadro de texto en el que puede escribir una palabra, una frase o una pregunta. Este texto se utiliza para buscar información en los temas de Ayuda de Word. En este ejercicio verá Informaciones de pantalla para algunos botones y elementos de la pantalla con el fin de familiarizarse con Word.
1 Sitúe el puntero del mouse sobre el botón Nuevo documento en blanco durante unos segundos, pero no haga clic.
Aparecerá una pequeña Información de pantalla de color amarillo con el texto Nuevo documento en blanco.


2 Sitúe el puntero del mouse sobre el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar.
Aparecerá una pequeña Información de pantalla de color amarillo con la palabra Guardar.

3 Sitúe el puntero del mouse sobre la parte inferior de la barra de desplazamiento vertical, sobre el botón Página anterior.
Cuando sitúe el puntero sobre el botón Página anterior aparecerá una Información de pantalla.

4 Sitúe el puntero del mouse sobre la parte inferior de la barra de desplazamiento vertical, sobre el botón Página siguiente.
Cuando sitúe el puntero sobre el botón aparecerá una Información de pantalla.

5 En la barra de estado, sitúe el puntero del mouse sobre el botón Sobrescribir.
Aparecerá una pequeña Información de pantalla de color amarillo con la palabra Sobrescribir.

*SUGERENCIA:
El panel de tareas se abre cada vez que inicia Word y se cierra al abrir un documento. Si no desea que el panel de tareas aparezca cada vez que inicie Word, desactive la casilla de verificación Mostrar al inicio en el panel de tareas.

Como iniciar y como salir de word

Inicio de Word
Para iniciar Word debe hacer clic en el botón Inicio, que se encuentra en el extremo izquierdo (o superior) de la barra de tareas de Microsoft Windows®. Después de iniciar Word, el programa aparece en su propia ventana con un nuevo documento en blanco abierto. Una ventana es un área de la pantalla que se utiliza para mostrar un programa o un documento. Todas las ventanas tienen unos componentes comunes, entre los que se incluyen las barras de desplazamiento y las barras de herramientas. Más adelante en esta lección verá más información acerca de los componentes de la ventana de Word. Un documento es una pieza de trabajo autocontenido que se crea mediante un programa.

Es decir, la ventana de Word y cada documento abierto se muestran en ventanas diferentes. Puede utilizar Word para abrir varios documentos (por tanto, varias ventanas de documento) de una vez, puede cambiar el tamaño de una ventana de documento y también puede minimizar una ventana de documento. Cuando minimiza una ventana de documento, ésta queda reducida a un botón en la barra de tareas de Windows. El documento sigue abierto, pero no lo puede ver.
La ventana de Word contiene componentes gráficos que le ayudan a utilizar la aplicación, como menús, barras de herramientas y botones. Si se familiariza con los componentes de la ventana de Word ahorrará tiempo cuando empiece a crear y modificar documentos.

En este ejercicio utilizará el botón Inicio para abrir Word.
1 Haga clic en el botón Inicio situado en el extremo izquierdo (o superior) de la barra de tareas de Windows, que suele estar en la parte inferior de la pantalla. (También puede estar en la parte superior o en uno de los laterales de la pantalla.)
Aparecerá el menú Inicio.
2 En el menú Inicio, seleccione Todos los programas.
Aparecerá el submenú Todos los programas.
3 En el submenú Todos los programas, haga clic en Microsoft Word.
Se iniciará Word.


* SUGERENCIA:
En lugar de hacer clic en el botón Inicio, seleccionar Todos los programas y hacer clic en el programa que desea utilizar, puede ahorrar tiempo si crea un acceso directo en el escritorio. Basta con hacer doble clic en el icono de un acceso directo para iniciar su programa asociado. Para crear un acceso directo a Word en el escritorio, haga clic en el botón Inicio, seleccione Todos los programas, seleccione Microsoft Word y mantenga presionada la tecla Ctrl mientras arrastra el icono de Microsoft Word hasta el escritorio. Haga doble clic en el icono del acceso directo a Word para abrir Word.


Cierre de un documento y salida de Word
Una vez almacenado un archivo en el disco duro, puede quitarlo de la pantalla si cierra la ventana de documento o sale de Word. Si el documento no se había guardado, Word le preguntará si desea guardar el archivo antes de cerrar la ventana.
Para borrar un documento de la ventana de documento, en el menú Archivo, haga clic en Cerrar o bien, en la esquina superior derecha de la pantalla, haga clic en el botón Cerrar. Al cerrar la ventana de documento actual Word sigue en ejecución. Cuando hace clic en Salir en el menú Archivo, sale del programa Word.

Cuando tiene un documento abierto en Word, aparecen dos botones Cerrar en la esquina superior derecha de la ventana de Word. Cada uno de estos botones contiene una X y uno está situado justo encima del otro. El botón Cerrar inferior se utiliza para cerrar la ventana de documento, y el superior sirve para cerrar el documento y salir de Word.
Cuando inicia Word aparece un documento en blanco en la ventana de Word. Después de guardar y cerrar este documento nuevo, Word sigue abierto pero no muestra automáticamente un nuevo documento en blanco en la ventana como ocurría al iniciar Word. Debe hacer clic en el botón Nuevo documento en blanco de la barra de herramientas Estándar para crear un documento nuevo.
En este ejercicio cerrará el documento actual, saldrá de Word y volverá a iniciar Word.
1 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.
Se cerrará el documento y Word seguirá abierto pero no tendrá ningún documento abierto.
2 En el menú Archivo, haga clic en Salir.
Se cerrará Word.
3 Para reiniciar Word, haga clic en el botón Inicio de la barra de tareas de Windows, seleccione Todos los programas y haga clic en Microsoft Word. (También puede elegir Microsoft Word en la primera columna del menú Inicio.)
Se iniciará Word.
4 Haga clic en el botón Cerrar del panel de tareas Nuevo documento.
Deje abierto el nuevo documento de Word para el próximo ejercicio.